Wygodne i dobrze zaprojektowane biuro zwiększa wydajność pracowników. Biura to środowiska, w których ludzie spędzają sporą część dnia, a dobre samopoczucie pracownika przekłada się na jego efektywność. Ponieważ projekt przestrzeni biurowej jest tematem ważnym, wraz z Aleksandrą Hobler i Pawłem Jesionkiem ze studia projektowego we.make przygotowaliśmy dla Was kilka wskazówek, które pomogą przy projektowaniu idealnej przestrzeni do pracy.
Projektowanie biur, to dziś temat o wiele trudniejszy niż się wydaje. Wyobrażenia na temat podejścia do realizowanych projektów są często dość skrajne. Według jednych – wystarczy wstawić biurka (tyle ile się zmieści), zapewnić między nimi przejście (oczywiście rozsądne), nad biurkiem umieścić lampę, pod biurkiem kosz na śmieci i tyle. Według innych – projektowanie biura polega na wybieraniu i ustawianiu drogich gadżetów, bo przecież nowoczesne biuro nie może się obejść bez chillout room’u, huśtawek, budek telefonicznych, PlayStation, piłkarzyków i innych. Pozostałe aspekty nie mają znaczenia. Otóż w przypadku projektowania biura znaczenie ma wszystko. Dosłownie w-s-z-y-s-t-k-o.
Bądź elastyczny. Rzeczy zmieniają się szybciej niż myślisz
Wielofunkcjonalność – termin, który jest kluczem do projektowania nowoczesnych przestrzeni biurowych. Niezależnie od tego, jakie biuro projektujesz, jeśli tylko mają się w nim znaleźć pracownicy, Twoim podstawowym zadaniem jest zapewnienie im komfortowego miejsca pracy. I tu pojawia się problem – ludzie się od siebie różnią.
Wiekiem, charakterem, talentami, predyspozycjami, typami osobowości. Ale także możliwościami skupienia, rodzajem wykonywanej pracy, potrzebą interakcji z innymi, liczbą kontaktów telefonicznych, mailowych i osobistych. Każdy z nich będzie miał do wykonania swoją pracę i każdemu z nich biuro powinno umożliwiać wykonanie jej w optymalny dla niego sposób. I nie należy tego traktować jako czyjeś widzimisię. Jest to podyktowane nie tylko trendami na rynku pracy. Nowoczesne firmy zdają sobie sprawę z tego, że komfortowe miejsce pracy, to lepsza organizacja pracy, sprawniej realizowane procesy firmowe i większa wydajność.
Co więcej, biuro to najczęściej spora inwestycja, ale na kilka lat, musisz więc wziąć pod uwagę, że potrzeby – zarówno pracodawców, jak i pracowników wciąż się zmieniają: w strukturze zatrudnienia, hierarchii firmowej, strukturze zespołów i ich liczebności. Postaraj się zdiagnozować, jakie plany i projekcje na temat przyszłości ma inwestor, dla którego projektujesz, jak zamierza rozwijać swoją firmę i zastanów się, jak to wszystko może wpłynąć na wykorzystanie przestrzeni w przyszłości.
- Poznaj i zakomunikuj osobom decyzyjnym ograniczenia przestrzenne, z jakimi będziecie się zmagać w projektowanym biurze. Przygotujcie propozycję układu funkcjonalnego w wariancie maksymalnym – sprawdźcie m.in. ilu pracowników może w sposób komfortowy pracować na powierzchni, jaką macie do dyspozycji.
- Zastanów się, czy może istnieją jakieś alternatywne aranżacje, które będzie można wykonać, aby przystosować biuro do spodziewanego w przyszłości napływu nowych pracowników.
- Pamiętaj też, że elastyczność biura nie może polegać tylko na dopychaniu biurek kolanem i zagęszczaniu nowych stanowisk pracy w tej samej przestrzeni. Przemyśl, czy przy zwiększonej liczebności pracowników nadal wydolne (a może raczej należy napisać – ‚komfortowe’) będą korytarze, klatki schodowe, windy, kuchnia, toalety i pomieszczenia socjalne. Krótko mówiąc – miej świadomość ograniczeń.
Projektuj z myślą o wszystkich użytkownikach
Oczywiście jest to naturalne, że w przeważającej części w swoich wytycznych projektowych uwzględnia się zdanie i wytyczne dawane bezpośrednio przez inwestorów projektu, czyli najczęściej zarządy lub osoby o największej decyzyjności w organizacji. Ale nawet jeśli tak jest, rolą dobrego projektanta jest wyjście poza schemat. Byłoby świetnie, gdyby na początku projektu udało Ci się zebrać briefy od osób pracujących na różnych stanowiskach i szczeblach, w różny sposób wykorzystujących dostępną przestrzeń. Możesz dokonać samodzielnych obserwacji podczas standardowego biurowego dnia pracy, zorganizować warsztaty dla wybranej grupy pracowników lub zebrać od nich przygotowane wcześniej ankiety. Jeśli nie jest to z jakichś względów możliwe, spróbuj chociaż wyobrazić sobie realia pracy każdej z grup pracowników, żeby przynajmniej w jakiejś części uwzględnić ich potrzeby w nowej aranżacji.
Oczywiście, jako projektant, musisz odróżnić ‚koncert życzeń’ od prawdziwych potrzeb i wymagań projektowych. Jeśli przeprowadzisz taki proces rzetelnie – gwarantujemy, że będziesz zaskoczony, jak wiele dodatkowych czynników należy wziąć pod uwagę.
Pamiętaj, że firmy i ich siedziby to nie tylko zarządy i kadra kierownicza. To również menedżerowie średniego szczebla, pracownicy biurowi, obsługa techniczna, ekipy sprzątające. Uwzględnij także to, że użytkownikami biura są również klienci firmy, partnerzy i współpracownicy oraz okazjonalni odwiedzający. Postaw się na chwilę w roli każdej z tych osób, postaraj się, aby każdy z nich potrafił się w projektowanym przez Ciebie biurze odnaleźć (stosownie do swojej roli). Czasem może chodzić o ułatwienia przy sprzątaniu przestrzeni między biurkami, czasem problematyczne może być odwieszenie płaszcza lub odnalezienie drogi do toalety. Twoim zadaniem jest przewidzenie wielu tego typu sytuacji.
Świetnym pomysłem, który najczęściej spotyka się z dobrym przyjęciem, jest zaangażowanie pracowników firmy w drobne zadania. Mogą dotyczyć pomocy przy doborze jakiegoś konkretnego elementu wyposażenia (np. dobór modelu foteli lub biurek spośród kilku zaproponowanych, spersonalizowanie konkretnej dekoracji itp.).
Biuro nie składa się z Open Space’ów i Chillout Room’ów, a przynajmniej nie tylko
Open space oraz chillout room to dwa szczególne miejsca na mapie wielu nowo powstających biur, które budzą kontrowersje wśród osób zainteresowanych tematyką powierzchni biurowych, ale przede wszystkim wśród samych użytkowników tych przestrzeni. Open space ma prawdopodobnie tyle samo przeciwników, co zwolenników i prawdopodobnie jeszcze długo tak pozostanie. Natomiast chillout room zwraca uwagę na zmiany pokoleniowe, które silnie wpłynęły na podejście do potrzeb pracowników.
Projektując biuro, dopasuj rodzaje projektowanej przestrzeni do profilu pracodawcy. Odpowiedz sobie na kilka pytań dotyczących jego działalności. Zastanów się na przykład, czy praca w jego organizacji ma charakter projektowy, czy pracownicy tworzą jakieś zespoły, czy te zespoły są tworzone na stałe? Postaraj się poznać panujące w firmie zależności i jej strukturę.
Dopasuj układ funkcjonalny projektowanej przestrzeni do aktualnych i spodziewanych potrzeb danej firmy. Może się na przykład okazać, że projektowanie otwartej przestrzeni z miejscami do pracy nie będzie dobrym pomysłem, a znacznie lepszym okażą się indywidualne lub zespołowe pomieszczenia. Przestrzeń open space można na przykład podzielić mobilnymi ściankami i dać inwestorowi większą elastyczność w kształtowaniu wewnętrznej struktury zespołów. Przemyśl też, w jaki sposób organizacja komunikuje się wewnętrznie i zewnętrznie. Czy organizuje spotkania – jeśli tak, to jak często się odbywają, ile osób bierze w nich udział, jakie wyposażenie jest niezbędne do ich przeprowadzenia. A może spotkania odbywają się w dużej mierze online i konieczne jest przygotowanie sprzętu do obsługi wideokonferencji?
Nie igraj z budżetem
Jest całkowicie naturalne, że inwestorzy chcieliby mieć stuprocentową kontrolę nad budżetem, dokładnie określić go już na początku prac projektowych, a następnie zamrozić na cały okres realizacji. Jest to niestety scenariusz całkowicie utopijny, wręcz niemożliwy do zrealizowania. Zmienność cen, modyfikacje zakresu prac, konieczność ciągłej weryfikacji i optymalizacji dokumentacji projektowej są wpisane w specyfikę tej branży – trzeba do tego po prostu przywyknąć.
My w we.make mamy dwa kluczowe spostrzeżenia, które naszym zdaniem mają olbrzymi wpływ na planowanie i późniejszą realizację budżetu:
- Po pierwsze – musisz sobie zdać sprawę z tego, że realizując poważne przedsięwzięcie biurowe możesz spotkać się z sytuacją, gdy większość, albo przynajmniej bardzo znacząca część budżetu wcale nie zostanie zagospodarowana na elementy dekoracyjne i wyposażenie, które widać na wizualizacjach. Gros środków finansowych będzie przeznaczona na rozbiórki, ciężkie roboty budowlane, instalacje i urządzenia (na przykład wentylację lub klimatyzację). Jeśli przewidujesz, że realizowany przez Ciebie projekt będzie musiał uwzględniać takie elementy – jeszcze przed przystąpieniem do koncepcji aranżacji wnętrza określ zakres i kosztorys niezbędnych prac budowlanych i instalacyjnych. Jeśli potrzebujesz – skonsultuj się ze specjalistami branżowymi, nie próbuj samodzielnie szacować cen, o których nie masz pojęcia, bo może Cię to bardzo negatywnie zaskoczyć.
- Druga rada – naszym zdaniem jest tylko jeden sposób na możliwie dokładne określenie kosztorysu realizacji. Jest nim bardzo skrupulatne i rzetelne wykonanie dokumentacji projektowej, uwzględniającej wszystkie niezbędne elementy realizacji prac. Tak, to zabiera czas, a im dłuższy jest proces projektowy tym więcej on kosztuje. Ale namawiamy każdego inwestora i projektanta, żeby nie lekceważyli tego etapu i raczej upatrywał w nim swoją szansę na przemyślany, dobrze dopasowany projekt, rzetelnie określony zakres robót oraz harmonogram prac.
Oczywiście nie jest tak, że da się w ten sposób budżet całkowicie zamrozić, ale przynajmniej da się w nim w ten sposób przewidzieć o wiele więcej, niż działając w pośpiechu. A w przypadku jakichkolwiek problemów z niedopinającym się arkuszem kalkulacyjnym, na tym etapie prac można jeszcze dokonać poważnych zmian i optymalizacji, bez katastrofalnych skutków dla budżetu i terminu realizacji.
Jesteśmy zdania i przekonujemy każdego, że każda godzina (a co za tym idzie – również każda złotówka) zainwestowana w rzetelnie poprowadzony proces projektowy jest tego warta i zmniejsza ryzyko niepowodzenia.
Optymalizacja, optymalizacja, optymalizacja
Wierzcie lub nie, ale optymalizacja to jedno z najważniejszych zagadnień podczas budowy biura. Trwa w zasadzie od pierwszej minuty projektowania, do ostatniej minuty realizacji. I bardzo dobrze – nie jesteśmy szczególnymi fanami wydawania absurdalnie wysokich kwot. Zoptymalizować da się niemal wszystko. I o ile często inwestorzy mają wrażenie, że kosztorysy mają tendencję do zmierzania ku nieskończoności, to my mamy wrażenie, że w wyniku optymalizacji oczekiwania inwestorów mają tendencję mocno malejącą.
Rzecz w tym, aby znaleźć złoty środek (słowo ‚złoty’ jest przy tym użyte w tym zdaniu nieco niefortunnie). Na czym więc polega błąd, przed którym przestrzegamy? Na niechęci projektantów do optymalizowania, na przedwczesnym zamykaniu projektów.
Zachęcamy do zrewidowania swoich rysunków, na pewno da się w nich coś zrobić taniej, sprawniej, lepiej – bez uszczerbku dla jakości wykonania i bez negatywnych skutków dla funkcjonalności i atrakcyjności wnętrza. Często najlepszym sposobem na taką weryfikację jest zdobycie kilku ofert na realizację od firm zajmujących się danym zakresem. To bardzo często wysokiej klasy, doświadczeni profesjonaliści – nawet krótka rozmowa z nimi może projektantowi uzmysłowić, że w projekcie można dokonać ciekawych modyfikacji.
Aleksandra Hobler i Paweł Jesionek
pracownia we.make
